Hantering av personuppgifter

Riktlinjer för integritetsskydd

 

Från den 25 maj 2018 gäller ny lagstiftning om hur man behandlar personuppgifter. Lagen gäller inom hela EU och heter Dataskyddsförordningen. Man kan läsa om den på Datainspektionens hemsida här: www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/. Alla företag, organisationer och myndigheter måste anpassa sig efter lagen. En viktig del är att informera om hur vi arbetar med dessa frågor. Här informeras om våra riktlinjer för integritetsskydd och hur vi använder och skyddar dina uppgifter samt om vilka rättigheter du har.

• Om Projekt LOM

Projekt LOM är en arbetsgrupp inom BirdLife Sverige. Inom ramen för ett generellt syfte att främja informations- och fågelskyddsarbete samt forskning om lommarna är övervakning av storlommens och smålommens häckningsutfall i Sverige en prioriterad verksamhet.

• Vilka personuppgifter hanterar vi?

Personuppgifter som lagen gäller är sådana som ensamt, eller tillsammans med en annan uppgift kan identifiera dig som specifik person. Exempelvis kan ett postnummer antagligen inte peka ut dig som individ, men tillsammans med ditt eventuellt ovanliga förnamn går det kanske. I din roll som inventerare, rapportör och/eller att du stöder vårt arbete genom att betala in årsavgiften kan Projekt LOM ha följande uppgifter om dig: Förnamn, efternamn, gatuadress, postnummer, ort, e-postadress och telefonnummer (däremot lagras inte personnummer). Vidare finns information om vilka år du har medverkat med information om storlom eller smålom på tänkbara häckningsplatser. Dessutom lagrar vi adressuppgifter (enligt ovan) för personer som Projekt LOM har varit i kontakt med i övrigt, och som har get sitt medgivande till att sättas upp på vår adresslista.

• Hur använder vi dina uppgifter?

Projekt LOM och BirdLife Sverige använder dina uppgifter för att be dig betala din årsavgift, skicka ut vårt nyhetsbrev LOM-Hört, information via e-post och för att bokföra dina betalningar. För att kunna hålla sändlistan uppdaterad stäms den regelbundet av mot information om inbetalda årsavgifter genom att en fil med namn och adressuppgifter skickas till BirdLife Sveriges kansli. Filen krypteras och kan inte öppnas av obehöriga.

Om du besöker oss på sociala medier (Facebook, Instagram, Google, YouTube och Twitter) sparar vi inga uppgifter alls om dig som besökare på dessa medier. I de sociala mediernas egna användarvillkor kan du se hur de hanterar dina uppgifter.

Projekt LOM:s hemsida är kopplad till den för BirdLife Sverige, där det finns en cookiepolicy som förklarar hur du som besökare på vår webb får en liten ”kaka” placerad på din dator för att ditt besök på vår sida skall gå smidigare, och för att kunna föra statistik om antalet besökare. Inga personuppgifter sparas i statistiken.

Vi behandlar personuppgifter på ett säkert sätt, och vi tillämpar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personlig information mot oavsiktlig eller olaglig radering, intrång, förändring samt obehörigt avslöjande eller åtkomst.

1. Vilken information lämnas till andra?

Projekt LOM delar inte dina uppgifter vidare i marknadsföringssyfte, vi säljer inte personuppgifter och låter inte tredje part få tillgång till våra register eller e-posthantering. I våra nyhetsbrev kan du komma att få information ifrån BirdLife Sveriges samarbetspartners men dina uppgifter lämnas inte vidare för andra utskick.

I vissa situationer kan Projekt LOM vara tvingad att lämna personuppgifter som svar på förfrågningar från övervakande myndigheter. Projekt LOM kan även behöva lämna ut personuppgifter om lagen kräver detta, exempelvis som svar på fråga från rättsväsendet.

• Var lagras uppgifterna?

Projekt LOM:s adresslista lagras i dator och på USB-minne i låst utrymme.

Adresslistan gallras en gång per år, då adresser för personer som inte har rapporterat och/eller betalt in medlemsavgift närmast föregående år tas bort. Alla uppgifter som sparas skall vara korrekta, vilket innebär att när vi fått veta att du t ex flyttat eller bytt namn, ändras dina uppgifter i vårt system utan onödigt dröjsmål. Om du aktivt avsäger dig säger upp ditt medlemskap stryks din adress.

När uppgifter raderas sker en anonymisering där viss statistik ligger kvar, bland annat för att kunna se hur många medlemmar/rapportörer vi haft vid en viss tidpunkt och uppföljning av rapporteringsfrekvens över åren,

• Vilken rättslig grund har vi?

Vi behandlar dina personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen artikel 6.1 f, ett berättigat intresse. För att du skall kunna vara medlem i Projekt LOM behöver vi kunna spara uppgifter om dig.

Uppgifter om fakturor eller betalningar sköts av BirdLife Sveriges kansli och således gäller samma rutiner som för övrig ekonomihantering inom BirdLife Sverige, dvs. enligt Bokföringslagen som säger att alla underlag sparas i 7 år. Underlagen sparas på sedvanligt vis i arkiveringsboxar i ett låst utrymme.

• Vilka rättigheter och val har du?

Som medlem/rapportör har du rätt att när som helst se vilken information Projekt LOM har sparat om dig, korrigera dina uppgifter eller begära radering av uppgifter. Vi kan inte radera uppgifter om dig som fortfarande är medlem. För att hålla din personliga information uppdaterad, rekommenderar vi att du informerar om förändringar och felaktigheter. För att se och/eller uppdatera personlig information, eller få information om hur länge vi avser att behålla den personliga informationen, eller andra frågor som är relaterade till åtkomst av personlig information, kontaktar du kontaktpersonen för Projekt LOM (f.n. Mats Eriksson, eriksson.tommered@tela.com).

Om du anser att Projekt LOM eller BirdLife Sverige har brustit och du har lidit skada på grund av brott mot dina rättigheter enligt Dataskyddsförordningen och att vi inte har hanterat detta på ett tillräckligt sätt, kan du anmäla detta hos Datainspektionen som är den övervakande myndigheten. Om vi själva upptäcker att vi har haft en informationsläcka så anmäler vi detta inom 72 timmar.

• Så här gör du för att kontakta oss

Du når Projekt LOM via telefon, 031-94 87 91 eller 070-609 94 33; e-post, eriksson.tommered@telia.com.

När du skickar e-post eller ringer, får du svara på motfrågor om dina personuppgifter för att kunna säkerställa vem du är, innan information om vad som finns sparat hos oss lämnas ut. Om du kontaktar oss för en familjemedlems räkning kommer du att få svara på liknande frågor innan vi kan hjälpa dig.

Tack för att du läst

Mats Eriksson, kontaktperson inom Projekt LOM.

E-post: eriksson.tommered@telia.com

Telefon: 031-94 87 91, 070-609 94 33